Caso studio · Blissful Escape
Dieci immobili. Nessuna reception. Nessuna immissione dati.
Due persone gestiscono dieci affitti brevi in quattro paesi, da Miami a Milano. I Servizi professionali di HostEarnings hanno costruito un sistema che scrive la bozza di ogni risposta agli ospiti e sveglia la persona giusta alle 2 di notte. La piattaforma HostEarnings registra ogni prenotazione, pagamento e commissione direttamente nella contabilità, così nessuno digita più una scrittura a mano.
82%
Di occupazione sul portafoglio
Prima 71%
11 ore
Di immissione manuale in meno ogni mese
Prenotazioni, pagamenti e rendiconti si registrano da soli
67%
Notti in meno in cui qualcuno viene svegliato
Da circa 9 al mese a 3
Il portafoglio.
Dieci unità in quattro paesi. Una a Miami, sette sulla Riviera Maya, una a Toronto e una a Milano.
Il problema
Ogni paese in più era un modo in più di perdere un messaggio.
Un portafoglio da dieci immobili non giustifica una reception, ma gli ospiti se la aspettano lo stesso. I messaggi arrivavano su Airbnb, WhatsApp, email e dal modulo di prenotazione diretta, a qualsiasi ora. Qualcuno doveva leggerli tutti, capire a chi erano diretti e inoltrarli. Certe notti non lo faceva nessuno, e una prima risposta richiedeva in genere due ore e quaranta. Airbnb lo conta contro il tuo posizionamento in ricerca.
Un tubo rotto nel cuore della notte a Miami richiedeva la stessa reazione di una chiave persa a Milano a pranzo, e nel sistema nulla distingueva i due casi. Se ne occupava chi era ancora sveglio, e a farlo erano sempre le stesse due persone.
Il check-in era una catena di messaggi: confermare il volo, mandare il codice della porta, sperare che l'ospite lo leggesse. Il check-out funzionava allo stesso modo al contrario, e le unità restavano con l'aria condizionata accesa molto dopo che erano andati via tutti.
Le prenotazioni stavano su Airbnb, VRBO e un foglio di calcolo per le dirette. Costruire un report per il proprietario voleva dire estrarre i numeri da tutti e tre a mano, ogni mese. I rendiconti uscivano tardi, e le domande che sollevavano tornavano ancora più tardi.
Cosa ha cambiato HostEarnings.
È arrivato in due pezzi. I Servizi professionali hanno costruito l'automazione, e la piattaforma HostEarnings ha preso in carico la contabilità sotto di essa.
Servizi professionali
L'automazione è stata modellata su come già lavoravano.
Le regole su chi riceve quale messaggio, e chi viene chiamato di notte, sono specifiche di questo team.
L'IA scrive la bozza, una persona approva
Ogni messaggio riceve una bozza di risposta appena arriva, indirizzata a chi compete: gestione, pulizie o manutenzione. Una persona approva dal telefono prima che qualcosa raggiunga l'ospite.
Le emergenze raggiungono in fretta una persona vera
Un messaggio urgente salta la coda e fa scattare il sistema di emergenza, compreso un altoparlante Bluetooth sul comodino che sveglia il responsabile reperibile o il capo delle pulizie. Ciò che può aspettare il mattino, aspetta il mattino.
Tutti i canali in un posto solo, compreso il tuo
Airbnb, VRBO, Booking.com e il modulo di prenotazione diretta finiscono in un'unica casella. Le prenotazioni dirette non pagano commissioni di piattaforma, quindi ogni prenotazione che il team sposta lì rende di più.
Dalla prenotazione al check-out, in automatico
Una prenotazione confermata invia i propri messaggi di pre-arrivo e il codice della porta, e la serratura smart fa entrare e uscire gli ospiti secondo l'orario. Quando la serratura segnala l'unità libera, il messaggio di check-out parte da solo.
Un'aria condizionata che sa quando la stanza è vuota
I sensori segnalano quando non c'è nessuno nell'unità, e l'aria condizionata si spegne invece di raffreddare una stanza vuota. Torna accesa prima dell'arrivo successivo.
La piattaforma HostEarnings
La contabilità ha smesso di essere ricostruita ogni mese.
L'automazione serve solo se il denaro che muove finisce da qualche parte di utile. Tutto ciò che l'automazione tocca arriva in HostEarnings, pronto da leggere quando qualcuno lo apre.
Ogni prenotazione entra da sola nella contabilità
Pagamenti, commissioni di piattaforma, costi di pulizia e prenotazioni dirette arrivano da ogni canale senza che nessuno li digiti, categorizzati all'arrivo.
I numeri sono già raccolti
Raccogliere le cifre da ogni piattaforma era tutto il lavoro. Ora resta solo la manciata di righe che richiede un occhio umano.
I proprietari leggono il report e rispondono lì dentro
I proprietari aprono il rendiconto, commentano qualsiasi riga e ricevono la risposta su quella stessa riga invece che in uno scambio di email.
Il progetto
Il progetto di quattro settimane.
Quattro settimane dalla prima chiamata a una chiusura di fine mese automatica. Il progetto è stato consegnato un pezzo per volta, così il team non ha mai dovuto imparare un sistema intero tutto insieme.
- Giorni da 1 a 3
Affiancamento al team
Tre giorni al loro fianco, novanta giorni di storico messaggi e la loro ultima chiusura. Ne è uscita la mappa su cui è stato costruito tutto il resto: chi chiamare per cosa, quale unità ha quale serratura, e ogni punto in cui un numero veniva ridigitato.
- Settimana 1
Solo le emergenze notturne
La prima cosa che hanno chiesto, attiva prima della fine della settimana uno. Regole su cosa conta come urgente, basate sui loro messaggi reali, un calendario di reperibilità per paese e l'altoparlante sul comodino di ogni responsabile. Nient'altro è cambiato finché questo non ha funzionato.
- Settimana 2
Messaggi, check-in e le unità
Bozze di risposta calibrate sul loro tono, ogni canale di prenotazione in una casella, orari delle serrature smart per immobile e lo spegnimento dell'aria nelle unità con i sensori installati.
- Settimane 3 e 4
La contabilità
Ogni tipo di voce assegnata alla categoria giusta, pagamenti abbinati automaticamente all'arrivo, e il report del proprietario ricostruito nel formato che i loro proprietari sapevano già leggere. La prima chiusura sul nuovo assetto è andata a fine settimana quattro.
- Da allora
Piccole modifiche su richiesta
L'inserimento di un immobile nuovo, una regola di escalation rivista dopo una notte troppo lenta e un secondo formato di report. La maggior parte arriva in un giorno.
Sistemi integrati durante il progetto
- Airbnb
- VRBO
- Booking.com
- Modulo di prenotazione diretta
- Serrature smart
- Sensori di presenza
- Altoparlanti Bluetooth
- Instradamento SMS ed email
- Contabilità HostEarnings
È tutta configurazione, quindi lo stesso progetto gira su un altro portafoglio appena le regole vengono riscritte per quel team.
Prima e dopo.
Prima risposta a un ospite
In genere 2h 40m
9 minuti, e il 73% delle bozze parte senza modifiche
Urgenza alle 2 di notte
Chi era ancora sveglio
La persona giusta, svegliata in 90 secondi
Check-in
Catena di messaggi e codice mandato a mano
Serratura smart, nessuna chiamata al team sul 94% degli arrivi
Unità vuota con aria accesa
Restava accesa finché qualcuno se ne accorgeva
Si spegne da sola, circa 380 dollari al mese risparmiati
Prenotazioni dirette
8% delle prenotazioni
31% delle prenotazioni
Inserire le scritture
Inserite una a una da ogni piattaforma
Nessuna. Arrivano già categorizzate
Abbinare i pagamenti tra valute
Convertiti e controllati uno a uno
Automatico all'arrivo
Chiusura di fine mese
Un giorno e mezzo
Circa 40 minuti
Rendiconti ai proprietari
Uscivano intorno al 12
Escono il 3
Se tutto questo somiglia alla tua settimana, parliamone.
ParliamoneDall'inizio alla fine
Una notte a Miami.
Questa è una singola perdita d'acqua, dal primo messaggio dell'ospite alla riga che il proprietario legge nel rendiconto successivo. Nessuno del team era sveglio quando è cominciata.
02:14
L'ospite scrive su Airbnb: esce acqua da sotto la porta del bagno.
02:14
Il sistema lo classifica come urgente e ci allega l'immobile, l'unità, la data di partenza dell'ospite e la posizione del rubinetto di arresto prima che qualcuno l'abbia visto.
02:15
L'altoparlante Bluetooth nella stanza del responsabile reperibile lo sveglia. Lo stesso avviso manda un SMS all'idraulico di Miami nella lista notturna.
02:18
Una risposta per l'ospite è già scritta e in attesa. Un tocco la manda: qualcuno sta arrivando, ed ecco dove trovare il rubinetto.
02:41
Idraulico sul posto. Acqua chiusa.
03:20
Perdita fermata. Il bagno resta inagibile fino al mattino, così all'ospite viene offerto un rimborso parziale della notte prima che debba chiederlo.
Fine mese
L'episodio, la fattura dell'idraulico e il rimborso parziale sono già categorizzati nella contabilità. Il proprietario li legge tutti e tre nel suo report e lascia un commento sulla riga.
Prima, la stessa notte sarebbe finita con un ospite che aspetta fino al mattino, una recensione da una stella e una fattura che sei settimane dopo nessuno riusciva ad abbinare a un immobile. E nessuno copre un turno di notte per arrivarci.
Con le loro parole.
"Prima perdevamo il sonno pensando a cosa potesse andare storto in un immobile che non vedevamo. Adesso la risposta è già scritta quando prendo il telefono, e la approvo invece di scriverla a mezzanotte."
"Ricevo il rendiconto il 3 e posso chiedere di una riga direttamente nel report. Prima aspettavo il 12 e poi mandavo una email a cui nessuno rispondeva fino al mese dopo."
Come sono stati misurati questi numeri
- I dati confrontano i tre mesi prima dell'avvio con i tre mesi più recenti, su tutti e dieci gli immobili. Tempi di risposta e di chiusura sono mediane.
- Tempi di risposta e occupazione vengono dai pannelli host delle piattaforme, non da stime interne.
- L'elettricità è misurata per unità e normalizzata sul clima rispetto agli stessi mesi dell'anno prima.
- Gli importi sono convertiti in dollari al cambio medio del periodo, sulle quattro valute in cui incassa il portafoglio.
Hai un portafoglio che non sta più nella tua casella di posta?
Dicci cosa si rompe per primo, che siano i messaggi degli ospiti, le emergenze, le prenotazioni dirette o la chiusura di fine mese. Ti mostriamo come funziona questo assetto sui tuoi immobili.
ParliamoneAltri casi studio su richiesta. Dicci com'è la tua struttura e ti mandiamo quello più simile.